テキストデータ化の話。
みなさんこんにちは！
10月ももう中旬ということで、とうとうやってきました！金木犀の季節！！
この香りが大好きすぎて、ここ最近はずーーーっと咲くのを今か今かと待っていましたが、ついに！！
もう一年で一番大好きで幸せな季節です( ˊᵕˋ*)
ただ、金木犀って散ってしまうのもほんまに一瞬。
今のうちに香りをしっかり楽しんでおきたいと思います！
教務のお仕事舞台裏シリーズ
さて今日のブログはゆるネタ。
久しぶりに教務のお仕事舞台裏シリーズ！ということで、最近教務で時間があるときに進めているプロジェクトをご紹介します！！
その名も、「テキストデータ化プロジェクト」。
そもそもユニバのテキストについて説明しておきましょう。
まず塾では通常、ターム（前期や後期のレギュラー授業や、夏期・冬期の講習会など）が始まる前に先生がテキストをデータや、印刷したプリントそのものを教務に送ってくれます。
それを塾で受講する生徒の数分、印刷して、製本してテキストにしています。
製本した後の原本は紙のまま保存して、追加で受講する生徒さんが出た場合や、授業前にテキスト忘れた！というときにコピーしたりするために、そのタームの間はすぐに取り出せるようにおくんですね。
そしてタームが終わっても、最大二年間はそのまま保存…というのが従来のやり方だったんですが。
見てください。
この行き場を失った過去のテキスト原本たち。
ここ本当はもの置くようなところじゃないんですけど、置きたくないんですけど、泣く泣くおいています。。
事の発端はあの悪夢の大改装の日。
あのとき古いオフィス家具とか収納をいくつか処分したんですが、その中にテキスト原本を収納していたキャビネットもあったんです。
もともとその前からテキスト原本の収納場所がなさすぎる！データ化しよう！という声が上がっていたので、それは処分して良かったんですが。
なんせデータ化に思った以上に時間がかかっているので、一時保管が一時じゃなくなっています;;(∩´～`∩);;
というわけで、膨大な量のテキストをデータ化している舞台裏をご紹介したいと思います。
とは言っても手順は簡単。
紙の原本をどんどんスキャンします。
スキャンしたデータはパソコンにどんどん送られます。
送られるデータは適当なファイル名がついてしまい、そのままだとなんのテキストデータかわからなくなるので、ひとつひとつファイル名を授業名に変更していきます。
どんどんスキャンしていくスタッフと、送られたデータの名前をどんどん変更していくスタッフの図。
手順だけ書くと簡単そうなんですが、、、
今回のデータ化プロジェクトリーダーである上四元さんにお話を聞いてみました。
データ化、どうですか？
地獄です！！
めちゃくちゃ笑顔でいわれました。
というのも、テキストは全部が全部同じ大きさではありませんし、中にはホッチキスでとめられているプリントもあります。
そういったものはスキャンができないのでその都度分けなければいけない、ホッチキスの針を全部外さなくてはいけない、という細かい作業が必要になってくるそうです。
また、スキャンしているときにちょっとでもずれると、データ自体も歪むのでやり直しになったり、読み取るときにコピー機がそれはそれはよくつまる！！
（実際この写真を撮っている間も２回ほどつまっていました…）
そういう予定外の作業に加えて、そもそものテキストの量が膨大すぎるので、作業は地獄のようらしいです。
たしかに前期・後期のレギュラー授業、夏期・冬期・春期・プレ期まで合わせた講義数を考えたら、、ですよね( ˊᵕˋ;;)しかもそれが約二年分。
でもこのデータ化が完了したら、今までテキスト原本を探すのにかかっていた時間がぐっっと短縮するはず！！
紙の原本を取り出してコピー機にかけたりする時間もゼロになるはず！！
勝手な予想だけど多分一年で20時間くらい節約できるはず！！！
（ビジネスパーソンは年間で150時間くらい探し物に時間をかけているそうです）
その時間をみなさんの成績を上げることに使えたら…ということを夢見て、今日も教務は通常業務の隙を見ながらテキストデータ化を進めています。
それでは今日からまた１週間、がんばりましょう☺
ではでは！
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